Spisovna

Spisová služba

Pro příjem doručených dokumentů slouží podatelna, nacházející se na adrese Pražská 273, Mimoň, která je i výstupním místem dokumentů pro všechny útvary.

Provozní doba spisovny a podatelny

Po až pátek 7:00 – 11:00 hod a 11:30 – 14:00 hod.

Pro elektronické podání slouží datová schránka nebo emailová komunikace.

Datová schránka: hffkh28

Maximální velikost datové zprávy pro elektronické podání - 20 MB včetně příloh.

Email: administrativa@ddmimon.cz

Maximální velikost zprávy pro elektronické podání emailem - 10MB včetně příloh.

Dokumenty v digitální podobě jsou přijímány v datových formátech:

• PDF/A – Portable Dokument Format/Archive (ISO 19005)
• RTF - Rich Text Format
• HTML - HyperText Markup Language
• PDF - Portable Document Format (Adobe Acrobat File)
• TXT - prostý text
• DOC - dokument aplikace MS WORD od verze 6.0
• XLS - sešit aplikace MS EXCEL od verze 6.0

Přehled přijímaných přenosných technických nosičů dat

USB flashdisk, případné předání datových zpráv na jiných fyzických nosičích je možné po předchozím projednání s pracovníkem podatelny, zda jsou technické parametry daného fyzického nosiče akceptovatelné.

Datová zpráva, u které bude zjištěn škodlivý kód nebo chybný formát, není zpracovávána. Pokud z přijaté datové zprávy lze zjistit elektronickou adresu nebo datovou schránku odesílatele, je na tuto adresu zasláno sdělení elektronické podatelny o zjištění škodlivého softwaru. Pokud odesilatel neobdrží zprávu potvrzující doručení, je pravděpodobné, že zpráva nebyla doručena a je potřeba kontaktovat podatelnu ohledně případné reklamace doručení nebo upřesnění důvodu nedoručení zprávy.

Důsledky vad dokumentů

Pokud se zjistí, že doručený dokument v analogové podobě je neúplný nebo nečitelný, a je možno určit odesílatele tohoto dokumentu a kontaktní údaje odesílatele, vyrozumíme odesílatele o zjištěné vadě dokumentu a stanovíme další postup pro její odstranění. Nepodaří-li se nám vadu doručeného dokumentu ve spolupráci s jeho odesílatelem odstranit, dokument dále nezpracováváme. Nejsme-li schopni určit odesílatele doručeného dokumentu, který je neúplný nebo nečitelný, a kontaktní údaje odesílatele, dokument dále nezpracováváme.
Stejným způsobem postupujeme v případě, že doručený dokument v digitální podobě včetně datové zprávy, v níž je obsažen, je neúplný, nelze jej zobrazit uživatelsky vnímatelným způsobem, obsahuje škodlivý kód, není v datovém formátu, ve kterém přijímáme dokumenty v digitální podobě, nebo není uložen na přenosném technickém nosiči dat, na kterém přijímáme dokumenty v digitální podobě, je-li k doručení dokumentu užito přenosného technického nosiče dat.

Základní výčet právních předpisů, jimiž se řídí činnost podatelny

• zákon č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě a o změně některých zákonů,
• zákon č. 500/2004 Sb., správní řád,
• zákon č. 300/2008 Sb., o elektronických úkonech a autorizované konverzi dokumentů,
• zákon č. 227/2000 Sb., o elektronickém podpisu a o změně některých dalších zákonů (zákon o elektronickém podpisu), ve znění pozdějších předpisů,
• vyhláška č. 193/2009 Sb., o stanovení podrobností provádění autorizované konverze dokumentů,
• vyhláška č. 194/2009 Sb., o stanovení podrobností o užívání a provozování informačního systému datových schránek, ve znění vyhlášky č. 322/2015 Sb.
• vyhláška č. 259/2012 Sb., o podrobnostech výkonu spisové služby, ve znění vyhlášky č. 283/2014 Sb.